E-mail, informační znečištění a základní hygiena
Čas od času se objeví pojednání, které varuje před škodlivým vlivem e-mailu na efektivitu práce.
Pan Nielsen se ve své předpředvčerejší poznámce věnuje tématu škodlivého zahlcení informacemi, a sestavil desatero e-mailové hygieny.
Jedná se sice o "naprosté samozřejmnosti", ale právě na ty se nejčastěji kašle a je dobré si je čas od času připomenout.
Stručné shrnutí:
Pro jednotlivce:
- nesledujte nepřetržitě e-mail. Rozptyluje to.
- nemačkejte automaticky "odpovědět všem. zvažte, zda vaše informace všechny adresáty zajímá
- pište informačně hodnotné subjecty — snad nejčastěji ignorované doporučení; koho by nedohánělo k šílenství, když se probírá projektovou korespondencí, kde každý subject obsahuje pouze jméno projektu nebo je dokonce prázdný
- vytvořte si samostatný účet pro soukromou poštu a pro konference a čtete jej nejvýše jednou denně. Víte-li, co je to filtr, pak vám pochopitelně nebude činit dosáhnout téhož filtrovacími pravidly vašeho e-mailového klienta
- buďte struční
- nepoužívejte instant messaging (např. ICQ) pokud opravdu v danou chvíli nemusíte
Pro organizace:
- publikujte na svém webu odpovědi na často kladené otázky jasným a srozumitelným jazykem. Šetříte tím čas svých zákazníků i pracovníků
- uspořádejte si svůj intranet.
- nerozesílejte zaměstnancům hromadné maily, důležitá sdělení namísto toho vyvěste na intranetu a rozešlete pouze odkazy
- zaveďte do firemní kultury pravidlo "je normální neodpovídat na e-mail ihned".
Jak prosté... a jak opomíjené. Jdu si zahanbeně přenastavit interval stahování mailů.